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高效使用待办清单

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待办清单（to-do list）是一种用起来最简单的任务管理方法，我们将需要完成的任务列下来，在之后的时间里，每完成一个任务，就在待办清单中勾掉一个。但一段时间过去后，我们可能发现自己的待办清单中的待办事项越来越多，很多事情也没有按照我们预想的进展进行。似乎待办清单用与不用并没有太大区别，但事实是否真的如此？为什么没有完成的待办越来越多？究竟如何正确的使用待办清单？

事实上，当我们谈到完成任务时，需要关注“我们是如何完成的”。清单将展示你在哪里无意义地消磨了时间。你将知道哪些任务优先于其他任务，哪些任务值得你立即投入时间和精力。在这样持续的训练中，你可以专注于完成重要的工作，而不是将时间浪费在微不足道的活动上。

本文基于《高效清单工作法》 总结，将从没有完成待办清单的原因出发，告诉你如何高效的使用待办清单，从而提升自己的效率。本文最后附了《高效清单工作法》的思维导图，方便大家快速了解如何创建高效的待办清单。最后，由于图片压缩太厉害，导致思维导图无法看清，所以提供了pdf版的链接。

理想情况下，你应该在每天结束时完成出现在清单中的所有项目。

待办清单的作用如下：

  • 待办清单帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容
  • 一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目
  • 待办清单确保你完成了那些真正要做的事情

没有截止日期的待办清单只能称为愿望清单。截止日期帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目优先级。

一天的时间有限，所以应该根据实际的时间来设定待办事项，否则就可能无法完成。

将任务不分优先级，不分完成时间长短，彼此毫无联系的任务放在一起，会导致严重的后果。

面对一长串的可能选择导致的“选择困难”，这可能导致以下行动：

  • 不采取行动而陷入“瘫痪”状态；
  • 选择一些低性价比的活动；
  • 可能需要更长的时间才能完成任务；
  • 任务过多会导致压力增加。

可选项太多会导致“决策疲劳”，这种状态下将导致大脑无法做出正确的决策。

什么是“决策疲劳”？

认知资源耗尽的时候，我们会变得不那么理性、不那么专注，也不太能控制自己的冲动，这时大脑更倾向于选择能够提供即时满足的活动，而不是那些有价值的活动。

大多数清单最大的问题之一就是缺乏任务的背景。

任务背景帮助我们明确以下几点：

  • 哪些任务需要立即关注；
  • 任务需要多长时间完成；
  • 任务的重要性；
  • 该任务与哪个任务相关联；
  • 该任务的截止时间。

任务定义过于宽泛，导致任务缺乏明确的起点和终点，所以没办法衡量任务是否成功。

任务具体和细化给我们带来以下好处：

  • 鼓励你去行动
  • 容易知道项目何时达成

将你能想到的每个任务都写到清单中。 这种清单存在以下问题：

  • 清单会不断增长，几乎不会有清空的那一天；
  • 面临太多选择，会削弱你的决策能力；
  • 清单变数太多，没有分类。

这种清单形式简单，引入开始日期、截止日期。引入开始日期带来以下优势：

  • 迫使你专注于少量待办
  • 提示你尽早处理待办

这种清单的特点是引入两份清单：主任务清单和每日任务清单。其中主任务清单用于滚动存储你能想到的每项任务，记录每个项目。主任务清单无需考虑优先级、截止日期、完成项目所需的时间以及与之关联的项目。每日任务清单用于记录每天的工作，仅用于规划一天要完成的任务。

这两份清单的具体用法：每天晚上查看主任务清单，寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务，以便推进其他任务，然后从主任务清单中选择几个任务转移到第二天的每日清单，并估算是否有足够的时间来完成待办。

“3+2”法要求每天从待办中选出三项大任务+两项小任务。其中大任务需要一两个小时才能完成，而小任务一般需要 30 分钟或更短的时间完成。

“3+2”法的优势如下：

  • 限制了每日清单的个数：5个；
  • 可以和番茄工作法一起使用；
  • 减少不必要的任务切换。

但该方法也存在缺陷：

  • 没有提到为每个待办事项提供具体说明；
  • 没有说明这五个任务的选择标准；
  • 缺乏灵活性。

“1-3-5” 法可以看作是 “3+2” 法的扩展，它将三项大任务+两项小任务扩展为一项大任务+3项中型任务+五项任务，每日任务数扩展到 9 个。

该方法的优势如下：

  • 有中型任务选择，提供更大的灵活性；
  • 和“3+2”法一样，都鼓励你专注于高价值任务；
  • 限制每日任务数，防止任务无法完成。

但该方法也存在以下缺点：

  • 没有提到为待办事项提供更详细的背景信息；
  • 没有提到从中选择9项日常任务的主清单；
  • 这种方法不允许使用批处理任务清单。

基于项目其实就是将待办清单按照项目之间的关联性进行分类，每个项目对应一份清单。虽然这样让我们更能直观的了解正在的项目，但是也存在如下问题：

  • 多份清单，效率较低；
  • 太多任务选项带来的任务切换导致效率低。

MIT：Most Important Task

顾名思义，3-MIT 法就是确定三项重要任务，并专注于完成这些任务。原则上只有这三项任务完成后，才能切换到其他任务。但该方法并没有要求完成这三个 MIT 所需的时间，所以可能会提前完成。

“便利贴”法应该是比较常见的，具体做法是拿一块儿软木板和一堆便利贴，将木板从左到右分为三栏：待办、进行中、已完成。很多 APP 都提供了类似的功能，例如 Trello、LeanKit、Kanbanflow、KanbanNote。

该方法可以很直观的看到项目和任务，同时很容易跟踪任务的进度：待办、进行中、已完成。任务之间可以很容易的做关联，任务优先级可以通过使用不同颜色的便利贴来标记。

“四象限”法是将坐标系分为四个象限：

  • 第一象限（重要紧急）：需要立即处理的任务
  • 第二象限（重要不紧急）：应该在不久的将来完成的任务
  • 第三象限（紧急不重要）：可以委派给他人的任务
  • 第四象限（不紧急不重要）：可以放弃的任务 然后将任务按照不同的级别放在不同的坐标系中。

使用“四象限”法可以非常便捷的看到各项任务的重要性，鼓励我们专注于与自己目标一致的任务。我们应该重点关注第一和第二象限中（即重要且紧急和重要但不紧急）的任务，因为这些任务与我们的目标密切相关，而在第四象限（不重要且不紧急）的任务则可以放弃，因为它们对我们的影响微乎其微。

但“四象限”法也存在一些缺点。首先它不要求提供任务的具体细节，其次它没有提到每项任务的完成时间，最后，它没有反映项目之间的关联关系。

GTD 法要求我们：

  • 记录想法：将出现在脑海中的想法都放进主清单，变成可操作的项目；
  • 将待办按场景分类：写进主清单时，要花时间将这些待办根据它们具体的场景组织，分类，所以我们会创建多份清单将项目放在它们所属的位置；
  • 每周回顾：每周回顾一次待办，保证我们处理的是那些重要的任务。

但 GTD 也存在如下缺点：

  • 它更专注于处理你头脑中的想法，而不是真正意义上的完成它们；
  • 没有注意到大脑中的项目是怎样和真正需要完成的目标发生关联的；
  • 太过灵活对战胜懒惰不利；
  • 使用 GTD 时很容易被“反噬”：并非头脑中的所有东西都值得在清单上占一席之地。大部分其实和你的目标无关。

那么我们如何创建一个完美的待办清单呢？

  1. 从任务中分离出当前任务：使用“当前任务”清单决定如何分配每天的时间和精力，使用“未来任务”清单来跟进需要你关注的所有项目，在一天结束时，它可以用来参考创建第二天的清单。
  2. 根据期望的结果确定任务：完成每日清单最简单的方法就是为清单上的每个项目指定“原因”，说明为什么要完成它，然后在任务旁边写下来。当任务与特定的结果联系起来后，会让我们感觉到有必要完成这项任务。
  3. 将项目拆分成单个任务：将项目拆分成更小的可行的任务，这有助于你根据优先级和价值将有限的时间和精力集中在特定任务上。
  4. 设定每个任务的截止日期：设定截止日期是必要的，我们可以根据截止日期来划分优先级，完成那些重要事情。
  5. 限制当前任务数为 7 个：这个建议仅涉及至少需要 15 分钟才能完成的任务，那些少于 15 分钟就可以完成的任务，建议放在“微任务”清单中。
  6. 按项目、类型和地点三个方面对任务进行分类。
  7. 定时更新任务清单，删除那些不必要的任务：删除不再需要或重复的任务，能帮助我们轻松找到重要的任务，从而大大提高工作效率。一般的“待删除”备选项有愿望、含义不明确的任务、琐碎的任务以及承诺和决心。
  8. 估算完成每个任务所需的时间：我们可以按照每个任务所需的时间为每日清单选择对应的任务，规划每日时间。在估算时间时一定要抵制“能力高估”，即对自己的工作能力估计的过于乐观，低估了该任务所需要的时间。
  9. 使用主动动词引导每项任务： 把动词放在待办任务的前面更可能完成任务，例如“开始XXX”、“完成XXX”等。
  10. 注意哪些任务会受到他人影响：每条待办旁边写一个简短的笔记，说明需要的信息类型、格式，以及期望对方交付的日期。

《高效清单工作法》思维导图：https://www.aliyundrive.com/s/GB4LipM62TL

更新于 2022-12-04
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